活用事例

以前園の写真販売は、全て自分たちで行っていました。業務終了後に現像して、壁に貼り出して、保護者に選んでもらって。先生たちは、注文を確認して写真を準備し、集金まで行っていたんです。

その他の事務作業に関しても、基本すべて手書きというアナログぶり。その当時は、業務効率化を図って先生たちの負担を減らすこと、とくに写真については、撮影から販売までのプロセスをいかに短縮・効率化するかが大きな課題でした。

実は「はいチーズ！」さんを導入する前に、別の方法で写真販売を試したこともあったんです。各クラスがデジカメで撮影した後、そのSDカードを事務所で集めて、業者さんのところにアップロードする、という方法ですね。もちろん、いちいち現像に出す手間を考えれば格段にラクになりましたが、事務担当の先生にとってはまだ負担が大きく、現場の先生も普段使い慣れないデジカメよりも、スマホで撮影する方が良いということで、さらに検討を重ねました。

その後ICT化を進めるにあたり、ちょうどタイミング的に横浜市から補助金の話もあったので、サービスを提供している数社を比べながら検討していきました。その中でも「はいチーズ！」さんは、保育ICTシステムの面ではまだ完璧ではないにしろ、「こちらの要望を柔軟に聞いてくれて、やりとりしながら一緒に成長していける」と感じたんです。そしてなにより、写真も含めた「トータルパッケージ」としての魅力が決め手になりましたね。

とにかくシンプルで使いやすいですね。先生たちはスマホでの撮影に慣れているので、子どもたちの自然な姿をパッと写すことができますし、アップロードからフォルダ管理にしても、最初に作業の流れをフォーマット化することで、その後は毎月スムーズに行うことができています。これまで先生たちがやっていた一連の作業が、全部「はいチーズ！」で済むようになったというのが、本当に助かっていますね。

結果的に、時間短縮や作業の効率化という点以外にも、多くのメリットがありました。特に、園児の数が他の園に比べて断然多いうちの園にとって、苦労することなく月に何千枚、何万枚と上げられるようになったことは大きいです。

園児の数が多いので、特定の子に偏らないように、バランスよく撮影・アップロードするように心がけています。また、カメラ目線のかしこまった写真よりも、自然に遊んでいる姿をパシャパシャ撮っていくようにしています。「先生撮って」と言われてすぐ撮ってあげることができるので、本当に気軽に活用しています。「はいチーズ！」を導入してから、子どもから「撮って」と言われることが増えたんですよ。

「はいチーズ！システム」では「ドキュメンテーション機能」を活用しているのですが、保護者からは「園での様子がすごくよくわかります！」という喜びの声をたくさんいただいています。そのような反応があると嬉しいですね。

正直、「はいチーズ！フォト」に比べて、「はいチーズ！システム」はまだうまく活用できていないのが現状です。やはり、今まで使ってきた書類や書式とのギャップがあるので、スムーズに運用するにはもう少し時間がかかるかな、と。要望としては、「項目の編集」ができるようになって、言葉や配置の編集の自由度が上がれば使いやすくなりそうですよね。今後積極的に活用していくためにも、改善点や要望などを柔軟に取り入れていただけるとありがたいなと思っています。システムについてはまだ発展途上ということは理解しており、一緒に成長していける余地がある、というところに魅力を感じていた部分でもあるので、これから一緒にどう取り組んでいけるか、期待しています。

貴重なお話をありがとうございました。今後はみなさんのご意見をもとに、さらに使いやすいサービスを提供していきたいと思います。